Co nowego w podatkach

Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej

Jak pokazuje praktyka rozliczenie kosztów podróży służbowej odbywanej poza granicami Polski budzi nadal szereg wątpliwości.  Na przestrzeni lat, również organy podatkowe nie były w tej kwestii jednomyślne. 

Warto więc zapoznać się z niedawną interpretacją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (0115-KDIT2-3.4010.252.2017.2.JG) prezentującą wskazówki.  

Co do zasady wydatki ponoszone przez pracowników  w czasie podróży służbowych są dokumentowane fakturami, rachunkami, dokumentami rozliczenia podróży służbowych.

Wydatki opiewają na kwoty wyrażone w innej niż polska walucie. Stad pojawia się problem odpowiedniego przeliczenia. 

Organ podatkowy przypomniał, że zgodnie z generalną zasadą przeliczania koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. 

Dzień poniesienia kosztu to dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. 

Oznacza to, że koszty w walutach obcych, gdy są one udokumentowane fakturami lub rachunkami powinny zostać przeliczone na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, tj. z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktur lub rachunków potwierdzających poniesienie tych kosztów.

Natomiast w odniesieniu do wydatków nieudokumentowanych fakturami lub rachunkami pracodawca ponosi je dopiero z chwilą przedłożenia dokumentu rozliczenia delegacji, w której wydatki te zostały przez pracownika ujęte, czyli z chwilą przedstawienia tych wydatków do akceptacji pracodawcy.

Konsekwentnie do tych wydatków nieudokumentowanych fakturami/rachunkami należałoby  zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień przedstawienia przez pracownika dokumentu rozliczenia delegacji. 

Jak bowiem wskazał organ podatkowy: "(...) w przypadku wydatków nieudokumentowanych fakturami lub rachunkami wystawionymi na Wnioskodawcę uregulowanymi przez Pracowników z ich prywatnych kart płatniczych należy zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień złożenia przez każdego z tych Pracowników dokumentu rozliczenia podróży służbowej".