Co nowego w podatkach

Moment rozpoznania kosztu podatkowego z tytułu diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika

Niekiedy o tym, czy naliczone diety oraz zwrot innych należności za czas podróży stanowią koszt uzyskania przychodów decyduje faktyczna wypłata.

Stosownie do przepisu art. 15 ust. 4g ustawy o PDOP, należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy o PDOF oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57.  Ten ostatni stanowi zaś, że nie zalicza się do kosztów podatkowych  niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowych uważane są za przychody ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF.  To oznacza, że tego rodzaju wydatki, zgodnie z linią interpretacyjną organów podatkowych  ujmuje się w kosztach podatkowych na zasadach przewidzianych dla wynagrodzeń.

W związku z powyższym należności przysługujące pracownikom z tytułu odbycia podróży służbowej stanowią koszty uzyskania przychodów u pracodawcy w miesiącu, za który są należne (a są należne dopiero z chwilą przedstawienia przez pracownika rozliczenia), pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W razie uchybienia temu terminowi, wydatki te stanowią koszty podatkowe w miesiącu, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika.

W interpretacji z dnia 5 grudnia 2012 r., sygn. IPPB5/423-978/12-6/AB - Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wskazał, że rozliczone koszty podróży tj. należne za bieżący miesiąc zgodnie z regulaminem pracodawcy wypłacone w kolejnym miesiącu będą kosztem tego miesiąca za który były należne. Natomiast jeżeli rozliczenie następuje na początku miesiąca następnego to należne będą w tym miesiącu w którym następuję rozliczenie delegacji. Istotną kwestii w tej sytuacji jest moment rozliczenia podróży służbowej, to on determinuje ujęcie kosztu należnego na gruncie art. 15 ust. 4g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.  Na przykładzie można to przedstawić w sposób następujący:

Przykład nr 1
podróż służbowa zakończyła się 27 sierpnia, pracownik przedstawił rozliczenie 28 sierpnia, wypłata diet nastąpiła, zgodnie z obowiązującym regulaminem 7 września – w takim wypadku koszt powinien zostać rozpoznany już w sierpniu (za sierpień).

Przykład nr 2
podróż służbowa zakończyła się 27 sierpnia, pracownik przedstawił rozliczenie 28 sierpnia, wypłata diet nastąpiła z opóźnieniem, dopiero 28 września,  – w takim wypadku koszt powinien zostać rozpoznany dopiero we wrześniu (za wrzesień)

Przykład nr 3
podróż służbowa zakończyła się 27 sierpnia, pracownik przedstawił rozliczenie 3 września, wypłata diet nastąpiła, zgodnie z regulaminem 7 września,  – w takim wypadku koszt powinien zostać rozpoznany we wrześniu (za wrzesień)

Przykład nr 4
podróż służbowa zakończyła się 27 sierpnia, pracownik przedstawił rozliczenie 3 września, wypłata diet nastąpiła z opóźnieniem, dopiero 1 października,  – w takim wypadku koszt powinien zostać rozpoznany dopiero w październiku (za październik).